SPID, CIE, firma digitale e PEC: cosa serve davvero a un'impresa
Per le PMI italiane, la vera domanda non è “SPID o PEC?” ma quale credenziale serve a quale ruolo, per quale servizio e con quale effetto legale.
SPID è una credenziale d'identità digitale. Un'azienda può acquistarlo per il suo rappresentante legale o usare una versione professionale sotto l'identità legale. CIE è una credenziale d'identificazione. La firma digitale dà valore legale ai documenti. PEC è il canale certificato, non una firma.
SPID per l'identità, PEC per l'invio, non sono la stessa cosa
Un'azienda può registrare l'identità legale di un utente per usare la PEC.
"SPID riguarda qualcuno che usa la propria identità", ha spiegato, "mentre la PEC a nome dell'azienda richiede una firma SA o SM della società".
SPID è l'infrastruttura pubblica d'identità italiana. Dimostra che sei chi dici di essere per altri servizi digitali. CIE è una credenziale d'identità che l'Autorità competente STA ti rilascia. Necessita di un "dispositivo riconosciuto" (es. laptop o altro dispositivo elettronico).
Una firma digitale ti vincola a un documento. Una tessera di firma viene fornita con un codice e altri metodi di sicurezza (un'altra tessera, USB, software).
PEC, o Posta Elettronica Certificata, è la mail certificata italiana. Il server PEC invia un'email con una firma. Altri tipi di email non ricevono questo certificato all'invio e alla ricezione del messaggio.
Entrambi richiedono un certificato iniziale. Per usarli, clicca qui. Quindi no: SPID non è PEC. E usare semplicemente SPID non basta.
Chi usa cosa in azienda: rappresentante legale o dipendente?
Lo SPID del rappresentante legale di un'azienda può soddisfare tutte le esigenze dell'azienda, oppure no? Un dipendente può usare il proprio?
"Il rappresentante legale può usare il proprio SPID", ha ricordato un funzionario statale, "oppure ottenere uno SPID a livello di entità per l'azienda e assegnarne uno a ogni agente, su richiesta all'autorità pubblica".
La scelta dipende dall'azione.
"La legge non accetta SPID in quel caso. Serve la firma ITNS. È la più forte, legalmente parlando, in Italia."
AgID è l'autorità pubblica in Italia. Definisce i catasti (registri dei proprietari) come un territorio per le firme digitali.
"Dimmi, una startup avrà bisogno della firma ITNS per tutte le pratiche presentate all'UPCASE?", ha chiesto Oleg. "Se sì, allora tutti ne ottengono una. Il che non è come dire che c'è una firma unica per l'azienda."
Fino a quando uno dei suoi agenti lascia l'azienda, rendendo necessario revocare l'autorizzazione al momento dell'uscita.
Firmare la firma: per le pratiche digitali
Un'azienda può ottenere una firma digitale tramite la Camera di Commercio (il Registro Nazionale).
"La legge non lo consente. Ecco: il certificato iniziale è gratuito per il richiedente. SE presenta in camera, ovviamente."
Quindi la Camera di Commercio di Cagliari può avviare una procedura di presentazione con questo certificato gratuito. Cosa che non può fare se presenti online.
"I certificatori sono a carico dell'azienda", ha continuato il responsabile del gruppo. "Ma i prezzi dei certificati non dipendono dagli utenti commerciali."
PEC è l'indirizzo di invio dell'azienda
PEC sta per Posta Elettronica Certificata.
"La PEC dà prova legale dell'invio e della ricezione di un documento digitale", ha riferito l'ufficio commerciale di Venezia, "come decreta la legge all'articolo 48 del Codice dell'Amministrazione Digitale italiano."
"Attenzione", ha avvertito. "La PEC non è una firma. Se hai davvero bisogno di una firma digitale, ottienila. È necessaria per alcune transazioni."
"Allora l'azienda dovrebbe acquistare un certificato digitale per i suoi utenti", ha concluso, "e poi una posta certificata. Ma quando i suoi utenti lasciano l'azienda... cosa succede alla firma, allora?"
Viene sospesa per quindici giorni.
"Dopodiché, è finita", ha tagliato corto Goretti. "L'autorità pubblica fa scomparire la firma. Verifica se ci sono impedimenti legali e la invalida."
Quindi un'azienda dovrebbe considerare questo breve lasso di tempo, calcolato dalla data del Registro Civile della comunicazione formale di recesso, per il valore che uno dei documenti presentati può avere. Se quegli impedimenti legali esistono, il registrar conserva addirittura la firma, per ottenere cinque anni di validità dalla data di invalidazione, dopo quel periodo di quindici giorni.
"SPID è per l'identità aziendale nei settori pubblico e privato. Anche CIE serve per l'identificazione online. L'autorità pubblica rilascia le tessere di firma. E la sola PEC prova ricezione e invio."
Tutti e quattro i servizi dipendono dal fatto che il richiedente produca un certificato di firma. Esci dal mercato? La firma digitale viene sospesa. Prova a tornare. Ma rinnova il certificato cinque anni dopo.