Whistleblowing: quali imprese devono avere un canale di segnalazione
L'obbligo per un'azienda di istituire un canale interno di segnalazione dipende da più fattori che dal semplice numero di dipendenti. Alcuni enti italiani del settore privato, anche con meno di 50 lavoratori, devono avere un canale di segnalazione conforme entro il 17 dicembre 2023. I settori coinvolti includono servizi, prodotti e mercati finanziari, oltre che antiriciclaggio, sicurezza dei trasporti e protezione ambientale.
Aziende private e soglia di segnalazione
È fondamentale notare che le norme sul whistleblowing non si applicano alle aziende private italiane solo perché superano la soglia dei 50 dipendenti. Anche con un organico più ridotto, le imprese del settore privato in specifici settori devono istituire il canale di segnalazione interno.
Settori interessati:
- attività che forniscono servizi al pubblico
- operanti nei mercati finanziari, oppure
- soggette ad altri regimi normativi per prevenire il riciclaggio, garantire la sicurezza dei trasporti o la protezione ambientale
Questi enti sono considerati vulnerabili a comportamenti illeciti e hanno quindi un obbligo preventivo, indipendentemente dalle dimensioni.
La soglia dei 50 dipendenti conta per altre imprese: un'azienda italiana del settore privato deve dotarsi di questo sistema se, nell'anno solare precedente, ha avuto in media almeno 50 lavoratori con contratti a tempo determinato o indeterminato. Per gli enti del settore privato che nell'anno solare precedente non hanno superato una media di 249 dipendenti, la scadenza è il 17 dicembre 2023.
Il regime italiano di whistleblowing 2023
Le aziende private obbligate a istituire un canale dovrebbero concentrarsi su tre momenti chiave. Il regime di whistleblowing è entrato in vigore in Italia con la pubblicazione del Decreto Legislativo n. 24 del 2023. Questo decreto ha attuato la Direttiva UE 2019/1937, che stabilisce norme sulla protezione dei whistleblower.
Il nuovo sistema italiano di whistleblowing, con le sue regole e sanzioni, è operativo dal 15 luglio 2023. Per la categoria ritardataria delle aziende private, le norme sono diventate applicabili solo dal 17 dicembre 2023.
Cosa deve fare il canale interno
Un canale interno di whistleblowing deve essere progettato per mantenere riservata l'identità del segnalante e di chiunque sia menzionato nella segnalazione. Inoltre, deve fornire sia una conferma automatica di ricevimento che un feedback sull'accusa.
Innanzitutto, il canale deve confermare la ricezione della segnalazione al denunciante entro sette giorni, secondo le linee guida dell'ANAC. Poi, entro tre mesi, deve comunicare al segnalante l'esito dell'indagine interna.
Qualsiasi discussione interna o automatizzata sul whistleblowing deve tutelare l'identità del segnalante, della persona segnalata e di chiunque sia menzionato nel rapporto.
Come funziona il processo di approvazione
Il canale può essere gestito internamente o da un team esterno ma autonomo. In entrambi i casi, l'azienda deve garantire che il processo sia gestito da personale qualificato, in conformità con l'ANAC, l'autorità italiana anticorruzione.
Il canale deve essere istituito e gestito in modo da garantirne il corretto funzionamento, affidabilità, riservatezza e disponibilità. Se esterno, il personale che gestisce il canale deve essere autonomo rispetto a quello aziendale. In ogni caso, tutto il personale che gestisce potenziali segnalazioni deve essere ben formato per garantire un trattamento equo dei whistleblower e nessuna conseguenza negativa per segnalazioni fatte in buona fede.
Sanzioni per mancata conformità
Se un'azienda non istituisce affatto il canale di whistleblowing, o se il canale è privo di procedure, o se le procedure non sono conformi, l'ANAC, autorità preposta al controllo, può infliggere sanzioni amministrative da 10.
L'agenzia italiana anticorruzione può anche infliggere sanzioni dello stesso importo se accerta che la segnalazione è stata ostacolata, ha subito ritorsioni o se sono state violate le norme sulla riservatezza. La conformità ai requisiti del canale è cruciale per evitare sanzioni.
L'autorità ha anche il potere di indagare sull'illecito e rivelarne gli autori. Quindi, è meglio assicurarsi che tutto sia in regola. Una volta presentata una segnalazione e dimostrati episodi di ritorsione o ostacolo, le autorità possono procedere con le sanzioni del caso.
Eseguire un check dei gap in azienda
Contare i dipendenti, classificarli per settori e valutare la struttura di governance aziendale: la prospettiva delle risorse umane non è il punto di partenza, ma un primo passo importante con questo regime legale. Verificati tutti i requisiti, si può garantire che il sistema interno sia solido e rispetti sia la lettera che lo spirito della legge. Così, qualsiasi membro dell'azienda potrà segnalare, in sicurezza, qualsiasi illecito senza timore di ritorsioni.
Anche se un'azienda privata ha già istituito un canale interno, è buona pratica rivederlo. Assicuratevi di avere un sistema chiaro di segnalazione confidenziale che delinei le procedure, protegga il whistleblower e rispetti gli obblighi legali. L'ANAC, l'organo italiano di vigilanza anticorruzione, controllerà questi aspetti. Accertatevi che il vostro sistema sia conforme.